Les procédures : Pas juste pour l'OPQ
Le samedi 20 mars 2021
Bien souvent, les procédures sont perçues comme étant inutiles et seulement obligatoires pour l’Ordre. Il en découle que certains pharmaciens ont le réflexe de se munir d’un « cartable » de procédures imprimées d’un tiers qui ne servira à rien, sinon à tenter de se protéger lors d’une inspection.
La première chose qu’il est important de savoir, c’est que lors d’une visite de l’OPQ, l’inspecteur détectera assez aisément que les procédures ne sont pas personnalisées ou, même si elles le sont, qu’elles ne sont pas appliquées. Il en résulte que toute cette impression de papier et cette corvée de signatures n’auront servi à rien!
Alors, tant qu’à faire le boulot…
La rédaction de procédures n’a pas à être compliquée. Bien souvent, les pharmaciens sont confrontés à des procédures très lourdes, bardées de citations des standards de pratique, de normes ou de réglementation. En réalité, la majorité des procédures peuvent être rédigées de façon claire et concise. La procédure prendra la forme d’une recette. On trouvera le personnel visé, les instruments nécessaires, une marche à suivre et une page de signature.
Ces procédures simples et concises auront un objectif très précis : standardiser les façons de faire au laboratoire. En d’autres mots, elles serviront à former les nouveaux employés et assurer un maintien des compétences pour le personnel en place. Tant qu’à faire le boulot de rédaction ou de personnalisation, aussi bien en faire un outil que l’on utilisera régulièrement. Un plan de formation de tout nouvel employé devrait donc prévoir, à certaines étapes, la lecture de la procédure qui s’y rattache. L’employé prendra de 15 à 20 minutes pour lire la procédure, puis le responsable de la formation pourra réviser celle-ci avec l’employé pour s’assurer qu’il ait bien compris et qu’il appliquera correctement les étapes pour réaliser la tâche.
En plus de servir de manuels de formation, les procédures devraient exister sous forme d’outils « une-page » affichés sur le lieu de travail. Ces procédures sous forme de directives claires, précises et parfois accompagnées de photos permettront de s’assurer que la façon de faire tiendra dans le temps et ce, pour tous les employés.