17 procédures prioritaires en 2 ans; c'est réalisable
Le jeudi 11 avril 2019
La mise en place de procédures est certes essentielle à la gestion efficace d’une entreprise. Elles ne sont pas rédigées pour plaire à l’Ordre des pharmaciens, ou pour faire bonne impression. Elles ont une utilité opérationnelle et de sécurité.
Qu’est-ce qu’une procédure, exactement?
Il s’agit d’un terme utilisé pour définir une série d’étapes qui, les unes à la suite des autres, visent à l’atteinte d’un résultat voulu. Les procédures expliquent de quelle façon une tâche est accomplie.
Elles servant à documenter les savoirs de votre pharmacie pour assurer la rétention des informations importantes et la reproductibilité à l’arrivée d’un nouvel employé. Les procédures sont également utilisées dans le cadre d’améliorations de processus afin de documenter toute étape d’amélioration pour être en mesure de les transmettre et de stabiliser les façons de faire.
Au fil du temps, les procédures s’améliorent et deviennent les « meilleures pratiques ». C’est pourquoi elles doivent être réfléchies avec l’équipe, adaptées à votre milieu et à vos employés, mises en place, remises en question puis suivies de façon à en assurer la qualité.
Une procédure peut être aussi simple qu’une liste de vérifications. L’objectif d’une procédure est d’assurer une certaine cohérence. L’utilisation de listes de vérifications est la façon la plus simple d’amorcer une démarche de cohérence et de standardisation dans votre pharmacie. Les formulaires de suivi des changements, ou de suivi des tâches quotidiennes en est un bon exemple.
La conception de vos politiques et procédures vous aide également à communiquer vos objectifs opérationnels et vos priorités à votre équipe, à normaliser vos processus, à offrir des formations constantes à vos employés et à identifier les comportements acceptables et inacceptables.
Ce que l’on recherche dans la mise au point d’une procédure c’est la gestion du risque, et l’uniformité opérationnelle dans une équipe de travail.
Sur quels sujets doivent porter les procédures ?
En théorie, il y a autant de procédures à rédiger qu'il existe d'activités à votre pharmacie. L'objectif n'est pas de réaliser une procédure pour chaque activité sans quoi le risque de faire de la sur-qualité augmente. La sur-qualité a un coût et il faut s'interroger sur où on mets ses énergies et ses ressources.
En ce sens, toutes les procédures ne sont donc pas essentielles pour toutes les pharmacies à un même niveau.
De plus, obtenir une trentaine de procédures qui n'existeront que dans des cartables n'est pas le bon chemin pour atteindre ces objectifs. Ce serait comme acheter un abonnement au gym, mais ne jamais y aller!
En plus de bien prioriser, nous préconisons une approche « petits pas » qui a fait ses preuves avec nos clients depuis 20 ans.
A quelle vitesse faut-il mettre en œuvre nos procédures ?
La mise en application d’une seule procédure par mois vous donne le temps de réfléchir d’abord à vos processus. Un individu qui consacre 3 heures par semaine à l’amélioration de ses processus réussis en 2 ans à mettre en place toutes les procédures prioritaires, et le fait bien.
Oui les procédures c'est important, mais pas à n'importe quel prix.
Une procédure écrite est utile pour stabiliser un processus de travail de votre équipe qui est déjà fonctionnel et efficace.
Vous faites de l'insomnie ?
Vos employés n'en peuvent plus ?
C'est un signe que vous allez trop vite !
Prenez un recul et prenez le temps de planifier.
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